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「SaaS貧乏」を回避する、月額費用の見直し5つの視点

「SaaS貧乏」を回避する、月額費用の見直し5つの視点

この記事で得られること

  • 毎月支払っているSaaS費用が「妥当か」を判断する5つの視点
  • 自社のSaaS利用を棚卸しする具体的な手順
  • 削減できるパターンと、削減すべきでないパターンの見分け方
  • 「SaaSを置き換えるべきか継続すべきか」を判断するチェックリスト

「気づいたら毎月のサブスク費用が積み上がっている」「個別の金額は妥当に見えるが、合計すると経営を圧迫している」——そんな状態に心当たりがある方は、ぜひ読み進めてください。

はじめに：なぜ今、SaaS費用の見直しが必要なのか

SaaS（Software as a Service）は、初期費用を抑えてすぐに業務に使える便利な仕組みです。一方で、事業の成長とともに月額費用が想定以上に膨らみ、経営を圧迫するケースが2026年に入って急増しています。

背景には次の3つの構造があります。

1. 外資系SaaSの価格改定が相次いでいる

円安や物価高騰を背景に、外資系SaaSの料金改定が続いています。Salesforce、HubSpot、Slackなど主要SaaSは、2024年から2026年にかけて段階的な値上げを実施しました。「今までと同じ機能なのに、月額が15〜30%上がった」という声は珍しくありません。

2. SaaS導入数の増加と「サイロ化」

MM総研の調査によれば、従業員100名以下の企業のSaaS利用率は2024年の38%から2025年には48%に上昇しました。一方で、部門ごとに似たSaaSが個別契約され、データが分断される「サイロ化」が起きています。

3. 生成AIによるシステム開発コストの低下

Claude Code、GitHub Copilot等のAI開発ツールにより、自社専用システムの開発コストは以前より下がっています。「月額数万円のSaaSを使い続けるより、自社開発の方が経済合理性が高い」という条件が、特定のケースで成立しはじめています。

これらの変化を踏まえ、SaaS費用は「定期的に見直すべき経営判断項目」になっています。

視点1: 課金単位 ── 「人数」「拠点」「データ量」のどれで増えるか

SaaS費用が膨らむパターンの第一は、課金単位の構造です。

主な課金単位は次の3種類です。

課金単位例増え方の特徴
ユーザー単位Slack、Microsoft 365、Salesforce利用人数が増えると比例的に増える
拠点・店舗単位POS、店舗管理SaaS、勤怠SaaS出店数・拠点数に比例して増える
データ量・処理量クラウドストレージ、メール配信データ量・送信数に比例して増える

確認ポイント

自社で使っているSaaSの課金単位を一覧化してください。特に「拠点・店舗単位課金」と「ユーザー単位課金」の組み合わせは、事業拡大時に費用が急増します。

例えば、店舗単位で月額3万円のSaaSを20店舗で使えば月60万円、5年で3,600万円です。同じ機能を自社専用システムで作れば、初期費用と保守費の合計が下回ることがあります。

ただし注意点

ユーザー単位課金のSaaSでも、1ユーザーあたり数百〜2,000円程度の中小企業向けSaaS（freee、kintone、Slack等）は、ユーザー数が数十名規模なら継続が合理的です。問題になるのは、エンタープライズ向けSaaSや拠点単位課金のケースが中心です。

視点2: 機能利用率 ── 「払っているけど使っていない」を可視化する

SaaSは「使っていない機能」にも課金されます。

よくある実態

  • 営業全員にCRMのアカウントを発行したが、半数は週1回も使っていない
  • 「上位プラン」に契約したが、上位機能の半分以上は誰も使っていない
  • 退職者のアカウントが削除されず、課金が継続している

棚卸しの方法

各SaaSの管理画面で次の3点を確認します。

  1. ログイン頻度: 過去90日でログインしていないアカウントを特定
  2. 機能利用ログ: 利用されていない機能・モジュールを特定
  3. 権限: 編集権限が必要なのに閲覧権限だけのユーザー、その逆を確認

削減できる典型パターン

  • 休眠アカウントの削除 → ライセンス費用の即時削減
  • 上位プランから下位プランへのダウングレード
  • 編集権限から閲覧権限へのダウングレード
  • 利用部門ごとの契約から全社共通契約への統合（ボリューム割引）

退職者の削除漏れだけで、年間数十万円規模の無駄な支払いが見つかることもあります。

視点3: 機能重複 ── 「似たSaaSを複数契約していないか」

部門ごとにSaaSを導入していくと、同じような機能を別々のSaaSで持っているケースが発生します。

よくある重複パターン

機能領域重複しやすいSaaS例
ファイル共有Google Drive、OneDrive、Dropbox、Box
チャットSlack、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKS
プロジェクト管理Asana、Trello、Notion、Jira、Backlog
ビデオ会議Zoom、Google Meet、Microsoft Teams
会計・経費freee、マネーフォワード、楽楽精算

統合のメリット

  • ライセンス費用の重複削減
  • データが一箇所に集約され、転記・二重入力の削減
  • ボリューム割引の適用
  • 管理工数（アカウント発行、退職時処理など）の削減

ただし統合の落とし穴

「全部1つに統合する」のが正解とは限りません。例えばGoogle WorkspaceとMicrosoft 365を併用している企業は、外部取引先との互換性のため意図的に併用しているケースもあります。

統合判断は、各SaaSの主要利用部門と外部連携要件を確認してから行います。

視点4: 業務適合度 ── 「業務をSaaSに合わせている」状態を見直す

SaaSが業務に完全に合うことは稀です。ある程度の「業務側の歩み寄り」は必要です。

しかし、次のような状態は黄信号です。

黄信号のサイン

  • SaaSの機能制限を回避するため、Excelでの並行管理が発生している
  • 業務フローをSaaSに合わせるため、現場の作業工数が増えている
  • 顧客向けの提案内容を、SaaSの仕様に縛られて変えている
  • 主要機能の一部だけ使うために、フル機能プランを契約している

判断軸

業務適合度を判断するための問い:

  1. このSaaSの機能制限により、業務側で「迂回ワーク」が発生しているか
  2. 迂回ワークに月何時間使っているか
  3. 自社専用システムに置き換えた場合、迂回ワークが解消されるか
  4. その時間を金額換算すると、SaaS費用と合わせていくらか

例

月額10万円のSaaSを使っているが、機能制限により月20時間のExcel並行管理が発生している。20時間×3,000円（人件費換算）= 月6万円相当のロスです。トータルでは月16万円相当のコストになります。

この場合、自社専用システム（初期200〜400万円、月額保守5〜15万円）への置き換えが、5年TCOで有利になる可能性があります。

視点5: ベンダーリスク ── 価格改定・サービス終了の可能性

SaaSはベンダーの方針に左右されます。

過去に起きた典型事例

  • 主要SaaSの一斉値上げ（年15〜30%）
  • 機能の有料化（無料プランの機能制限強化）
  • 特定機能の廃止（API変更、レガシー機能の打ち切り）
  • サービス終了（買収・事業撤退）

特にリスクが高い領域

  • 小規模なSaaSベンダー（事業継続性に不安）
  • 単機能SaaS（生成AIで代替されやすい）
  • 海外SaaS（為替変動・法規制変更の影響を受ける）

リスク対策

  • データのエクスポート可否を契約時に確認
  • 業務の根幹に関わるSaaSは、複数ベンダーの選択肢を持っておく
  • 重要データは定期的にエクスポートしてバックアップ
  • ベンダーロックインの程度を契約時に確認（独自フォーマット、API依存度）

棚卸しの実務ステップ

ここまでの5つの視点をもとに、具体的な棚卸しの手順を提示します。

ステップ1: SaaS一覧の作成

次の項目をExcelで一覧化します。

項目内容
SaaS名サービス名
用途何に使っているか
契約形態月額／年額／無料プラン
課金単位ユーザー／拠点／データ量
月額費用円換算
利用部門主要利用部署
ログイン頻度過去90日のログイン状況
契約担当者社内の管理担当

シャドーIT対策: 経理部門に依頼して、過去1年の法人カード明細・銀行振込履歴をチェック。情シスや経営層が把握していないSaaS契約が見つかることが多いです。

ステップ2: 5視点での評価

各SaaSについて、本記事の5視点で評価します。

  • 視点1: 課金単位は今後の事業拡大で増えるか
  • 視点2: 機能利用率は何%か
  • 視点3: 他SaaSと機能重複していないか
  • 視点4: 業務適合度はどの程度か
  • 視点5: ベンダーリスクはどの程度か

ステップ3: 4分類への振り分け

評価結果から、各SaaSを4分類に振り分けます。

┌──────────────────────┬──────────────────────┐
│ A. 継続              │ B. 見直し（プラン変更）│
│ 適合度高、費用妥当   │ 適合度高、費用過剰    │
├──────────────────────┼──────────────────────┤
│ C. 統合（重複解消）  │ D. 置き換え検討       │
│ 機能重複あり         │ 適合度低、費用過剰    │
└──────────────────────┴──────────────────────┘

ステップ4: アクション計画

優先度の高い順に、3〜6ヶ月の実行計画を立てます。

  • 即時対応: 休眠アカウントの削除、プランダウングレード
  • 3ヶ月以内: 重複SaaSの統合、契約見直し交渉
  • 6ヶ月以内: 大型SaaSの置き換え検討（自社開発／別SaaS）

「置き換え」を検討すべきラインの目安

5視点での評価が出揃ったら、最後に「自社専用システムへの置き換えを検討すべきか」を判断します。

置き換え検討の合図

次のいずれかに該当する場合、自社開発との5年TCO比較を行う価値があります。

  • 月額費用が30万円以上（年間360万円以上）
  • 拠点・店舗単位課金で、今後拡大予定がある
  • 業務適合度が低く、迂回ワークが大きい
  • ベンダーロックインが強く、リスク分散したい
  • 機能の一部しか使っていない（オーバースペック）

置き換えるべきでないケース

逆に、次のケースではSaaS継続が合理的です。

  • 利用人数が20名以下
  • 業務がまだ流動的で、要件が固まっていない
  • 業界標準ツールで、外部取引先との連携が重要
  • SaaS側の機能更新が活発で、自社開発では追従が困難
  • 主要業務ではなく、補助的な業務での利用

「すべてのSaaSをやめる」のは目的ではありません。コストが膨らんでいる部分だけ見直すのが現実的な対応です。

まとめ

SaaS費用の見直しは、次の手順で進めます。

  1. すべてのSaaSを一覧化する（シャドーIT含む）
  2. 5つの視点で評価する（課金単位／機能利用率／機能重複／業務適合度／ベンダーリスク）
  3. 4分類に振り分ける（継続／プラン変更／統合／置き換え検討）
  4. 優先順位の高い順に実行計画を立てる

「全部をやめる」のではなく、「合っていない部分を見直す」のが現実的です。月額費用が30万円を超え始めたら、年に1回は本格的な棚卸しを行うことをお勧めします。

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著者プロフィール

瀬戸友太 / TechTek合同会社 代表社員
中小・中堅企業向けに、AI×Webエンジニアリングで業務システム開発・SaaS置き換えを手がける。Claude Code等のAI開発ツールを業務プロセスに統合した少数精鋭チームを運営。

参考資料

  • MM総研「中小企業のSaaS利用実態調査」
  • Money Forward Admina「SaaSコスト削減の決定版」
  • Stripe「ソフトウェアの料金: SaaSビジネスのモデルと戦略」